Cách quản lý xe công ty giảm thất thoát, tăng năng suất

Trong bối cảnh chi phí vận hành và yêu cầu an toàn ngày càng cao, quản lý xe công ty không còn dừng ở việc theo dõi vị trí hay lịch trình di chuyển. Doanh nghiệp cần một giải pháp tổng thể để giám sát hành trình, kiểm soát nhiên liệu, quản lý tài xế và phân tích dữ liệu vận hành. Xem ngay bài viết để tìm hiểu thêm.

1. Những vấn đề thường gặp trong quản lý xe công ty

Trong hoạt động vận tải nội bộ hay kinh doanh dịch vụ, quản lý xe công ty không chỉ là việc theo dõi vị trí xe. Doanh nghiệp phải kiểm soát đồng thời nhiều yếu tố như lịch trình, nhiên liệu, tình trạng phương tiện và hành vi tài xế. Nếu không có hệ thống và quy trình rõ ràng, doanh nghiệp dễ gặp phải các vấn đề sau:

Khó kiểm soát vị trí và lịch trình xe

Nhiều công ty vẫn quản lý xe bằng điện thoại, sổ tay hoặc file Excel rời rạc. Khi xe ra khỏi kho, việc biết chính xác xe đang ở đâu, chạy đúng tuyến hay không, có dừng đỗ ngoài kế hoạch,… trở thành thách thức. Hậu quả là:

Điều phối viên không kịp thời xử lý khi có sự cố.

Xe chạy vòng, đi sai lộ trình gây tốn nhiên liệu và chậm giao hàng.

Khó chứng minh với khách hàng về thời gian giao nhận thực tế.

Dữ liệu phân tán, thiếu kết nối giữa các bộ phận

Thông tin về xe thường nằm ở nhiều nguồn: kế toán quản lý chi phí, phòng nhân sự theo dõi tài xế, bộ phận vận hành điều phối xe. Thiếu một nền tảng chung khiến việc tổng hợp dữ liệu chậm, dễ sai lệch và khó đưa ra quyết định kịp thời.

Lãng phí nhiên liệu và tài nguyên xe không tối ưu

Không có hệ thống đo đếm chính xác, doanh nghiệp khó kiểm soát lượng nhiên liệu thực tế tiêu thụ khi quản lý xe công ty. Một số tình huống phổ biến:

Xe để nổ máy khi dừng lâu.

Đổ nhiên liệu không đúng quy trình hoặc rút trộm dầu.

Chạy xe không chở hàng hoặc không đúng tải, gây hao mòn phương tiện.

Thiếu cảnh báo bất thường hoặc giám sát lái xe

Việc chỉ dựa vào báo cáo của tài xế khiến việc quản lý xe công ty không thể biết ngay khi có hành vi nguy hiểm như phanh gấp, vượt tốc độ, vào khu vực cấm. Điều này tiềm ẩn rủi ro an toàn và tăng nguy cơ tai nạn, vi phạm pháp luật.

Khó tổng hợp báo cáo hoạt động, chi phí

Không có phần mềm quản lý xe công ty tập trung đồng nghĩa với việc báo cáo hành trình, phí cầu đường, chi phí bảo dưỡng đều phải làm thủ công. Quy trình này mất nhiều thời gian, dễ sai sót và không phản ánh chính xác hiệu quả vận hành.

2. Giải pháp quản lý xe công ty từ Eup

Eup cung cấp bộ giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý xe công ty một cách khoa học, giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu quả vận hành.

Thiết bị định vị GPS Go-168 hợp chuẩn

Go-168 GPS là thiết bị định vị thế hệ mới, sản xuất và lắp ráp tại Việt Nam, đáp ứng tiêu chuẩn QCVN31:2014/BGTVT.

Tích hợp đầu đọc thẻ RFID, quản lý thông tin tài xế, ghi nhận thời gian làm việc và không có ca trực.

Công nghệ 4G truyền dữ liệu nhanh, hỗ trợ giám sát trực tuyến.

Bền bỉ, ổn định nhờ thiết kế theo tiêu chuẩn công nghiệp và hệ thống Watchdog chống treo CPU.

Giám sát hành vi lái xe

Eup cung cấp hai dòng camera giám sát đáp ứng quy định pháp luật và hỗ trợ phân tích an toàn:

Camera Nghị định 10: giám sát hình ảnh lái xe và hành khách, góc rộng, độ phân giải cao, lưu trữ tự động.

Camera AI MDVR: tích hợp AI nhận diện hành vi mất an toàn (buồn ngủ, mất tập trung, không thắt dây an toàn, sử dụng điện thoại,…).

Hình ảnh truyền trực tiếp về hệ thống, hỗ trợ nhà quản lý xử lý nhanh khi có vi phạm hoặc sự cố.

Cảm biến nhiên liệu và cảm biến nhiệt độ

Cảm biến nhiên liệu: đo chính xác lượng dầu tồn trong bình, lượng tiêu hao nhiên liệu,, cảnh báo hút/xả bất thường, hỗ trợ chống thất thoát và tối ưu chi phí; hoạt động ổn định, chịu được môi trường khắc nghiệt.

Cảm biến nhiệt độ: giám sát nhiệt độ hàng hóa theo thời gian thực, đảm bảo chất lượng cho chuỗi cung ứng lạnh; hoạt động ổn định, phù hợp cho xe container, xe tải đông lạnh và xe bồn.

Hệ thống phần mềm quản lý tập trung

Tích hợp toàn bộ dữ liệu từ GPS, camera, cảm biến vào một nền tảng duy nhất.

Hiển thị trực quan trạng thái xe bằng màu sắc và bản đồ vệ tinh.

Cung cấp báo cáo hành trình, tiêu hao nhiên liệu, phí cầu đường, bảo dưỡng.

Cho phép điều phối và theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực qua máy tính hoặc ứng dụng di động.

Tóm lại, giải pháp của Eup mang lại lợi thế lớn cho doanh nghiệp trong quản lý xe công ty. Điểm mạnh nằm ở sự kết hợp giữa thiết bị bền bỉ, công nghệ hợp chuẩn và nền tảng quản lý dữ liệu tập trung, giúp doanh nghiệp kiểm soát phương tiện toàn diện, giảm chi phí và nâng cao năng suất.

3. Lợi ích khi ứng dụng giải pháp quản lý xe công ty từ Eup

Việc ứng dụng giải pháp của Eup giúp doanh nghiệp quản lý xe công ty theo thời gian thực, tập trung dữ liệu và giảm đáng kể các chi phí ẩn trong vận hành. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà hệ thống mang lại:

Cảm biến nhiên liệu và cảm biến nhiệt độ

Xác định chính xác vị trí, trạng thái hoạt động và tốc độ của từng xe.

Phân biệt trạng thái xe (đang chạy, dừng, không hoạt động) trực quan trên bản đồ vệ tinh.

Lưu lại toàn bộ lịch sử hành trình để đối chiếu khi cần, hỗ trợ giải quyết tranh chấp hoặc khiếu nại từ khách hàng.

Giám sát hành vi tài xế và cảnh báo bất thường

Hệ thống phát hiện và cảnh báo ngay khi có hành vi rủi ro như vượt tốc độ, phanh gấp, dừng xe không tắt máy.

Camera AI nhận diện tình trạng buồn ngủ, mất tập trung, không thắt dây an toàn.

Phân tích dữ liệu để đánh giá KPI tài xế, phục vụ đào tạo và nâng cao ý thức lái xe an toàn.

Quản lý xe công ty tiêu hao nhiên liệu và chống thất thoát

Kiểm soát nhiên liệu minh bạch, đo chính xác lượng dầu trong bình, loại bỏ sai lệch thủ công.

Theo dõi toàn diện, ghi nhận thời gian và địa điểm đổ/xả dầu để dễ dàng đối chiếu.

Cảnh báo gian lận kịp thời, phát hiện hút/xả bất thường và gửi thông báo tức thì.

Tối ưu chi phí vận hành, ngăn chặn thất thoát, giảm lãng phí nhiên liệu.

Nâng cao hiệu quả quản lý đội xe nhờ dữ liệu báo cáo chi tiết để đưa ra quyết định nhanh chóng.

Hệ thống điều xe và giao việc thông minh

Lệnh điều xe được gửi trực tiếp tới ứng dụng của tài xế.

Tài xế cập nhật trạng thái thực hiện, điều phối viên theo dõi tiến độ và xử lý kịp thời nếu có sự cố.

Giảm thời gian liên lạc, quản lý xe công ty thủ công qua điện thoại, tăng tốc độ phản hồi với khách hàng.

Báo cáo tổng hợp và phân tích dữ liệu

Xuất báo cáo hành trình, phí cầu đường, bảo dưỡng, tiêu hao nhiên liệu chỉ với vài thao tác.

Dữ liệu được tổng hợp từ nhiều nguồn (GPS, camera, cảm biến) vào một nền tảng duy nhất.

Phân tích xu hướng vận hành để tối ưu lịch bảo dưỡng, điều chỉnh tuyến đường và phân bổ phương tiện hợp lý.

Ứng dụng giải pháp quản lý xe công ty từ Eup, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chặt chẽ hoạt động của từng phương tiện mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Tất cả dữ liệu vận hành đều được quản lý tập trung, minh bạch và có thể truy xuất bất cứ lúc nào, giúp giảm chi phí, tăng năng suất và đảm bảo an toàn cho toàn đội xe. Liên hệ ngay hotline 1800 6329 để được tư vấn miễn phí!