Giải pháp quản lý xe khách tối ưu điều phối và giám sát hành trình

Tắc nghẽn lộ trình, xe chạy sai tuyến, tài xế vi phạm nhưng không ai biết, chi phí nhiên liệu tăng cao mà không rõ nguyên nhân — đây là những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp vận tải hành khách đang đối mặt khi chưa có cách quản lý xe khách hiệu quả. Vậy giải pháp nào vừa đảm bảo đúng luật, vừa giúp doanh nghiệp vận hành đội xe tối ưu? Xem thêm bài viết dưới đây.

1. Giới thiệu về quản lý xe khách

Quản lý xe khách là quá trình tổ chức, điều phối và giám sát toàn bộ hoạt động vận hành của đội xe phục vụ vận tải hành khách. Hoạt động này bao gồm từ lập lịch trình, theo dõi hành trình đến việc kiểm soát hành vi lái xe và chi phí vận hành. Trong bối cảnh nhu cầu di chuyển ngày càng tăng và quy định pháp luật ngày càng siết chặt, việc ứng dụng cách quản lý xe khách khoa học và hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp kinh doanh vận tải hành khách.

Dưới đây là những lý do cốt lõi:

Tối ưu chi phí vận hành

Khi không có công cụ quản lý hiệu quả, doanh nghiệp khó kiểm soát được mức tiêu hao nhiên liệu, thời gian xe không được sử dụng cũng như các vi phạm giao thông do lái xe gây ra.

Giảm rủi ro về pháp lý

Các quy định trong Nghị định 10/2020/NĐ-CP, Thông tư 12/2020/TT-BGTVT yêu cầu xe khách phải lắp thiết bị giám sát hành trình, camera Nghị định 10 và báo cáo dữ liệu về cơ quan quản lý. Việc thiếu tuân thủ có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Với khách hàng giúp đảm bảo tính an toàn, hỗ trợ giải quyết thông tin khiếu nại chất lượng phục vụ của lái xe và phụ xe, hỗ trợ tìm đồ thất lạc trên xe,... Từ đó sẽ gia tăng niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Hỗ trợ điều phối khoa học

Với hệ thống phần mềm quản lý xe khách, nhà quản lý dễ dàng nắm được trạng thái từng xe, tuyến đường đang hoạt động cũng như phân tích hiệu suất theo thời gian thực.

Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý xe khách bằng cách thủ công (excel, giấy tờ, gọi điện), sẽ dễ rơi vào các tình huống sau:

Lịch trình bị trùng lặp hoặc bỏ sót.

Không giám sát được xe dừng đỗ quá lâu, chạy sai tuyến hoặc vượt tốc độ.

Thiếu báo cáo phân tích dẫn đến ra quyết định sai.

Không cảnh báo kịp thời khi thiết bị gặp sự cố hoặc vi phạm pháp luật.

2. Các yếu tố cốt lõi trong quản lý đội xe khách

Để quản lý xe khách hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai đầy đủ các yếu tố cốt lõi. Việc thiếu bất kỳ phần nào cũng dẫn đến rủi ro tăng cao về chi phí, vi phạm pháp lý hoặc mất uy tín với khách hàng. Dưới đây là 5 yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập cách quản lý xe khách chuyên nghiệp và bền vững.

Quản lý lịch trình và điều phối xe

Lịch trình cần được xây dựng phù hợp với nhu cầu hành khách và đặc điểm tuyến đường. Điều phối viên phải:

Thiết lập thời gian xuất phát, điểm dừng và thời gian quay đầu rõ ràng.

Cập nhật thay đổi kịp thời khi có sự cố hoặc tắc nghẽn giao thông.

Sử dụng phần mềm quản lý xe khách để hiển thị trực quan tình trạng đội xe và phân công nhiệm vụ theo thời gian thực.

Giám sát lộ trình và hành trình thực tế

Các xe cần được gắn thiết bị định vị hợp chuẩn và camera Nghị định 10. Hệ thống phải có khả năng:

Theo dõi vị trí xe trên bản đồ thời gian thực.

Cảnh báo khi xe đi sai tuyến, dừng đỗ bất thường.

Lưu trữ dữ liệu hành trình để phục vụ thanh tra.

Quản lý hành vi lái xe và an toàn giao thông

Đây là yếu tố giúp giảm tai nạn và nâng cao hình ảnh thương hiệu. Hệ thống cần:

Cảnh báo lái xe phanh gấp, vượt tốc độ, buồn ngủ hoặc mất tập trung.

Ghi nhận và thống kê các hành vi vi phạm theo từng tài xế.

Tạo KPI đánh giá tài xế dựa trên dữ liệu thực tế.

Theo dõi tiêu hao nhiên liệu và chi phí vận hành

Đội xe không thể tối ưu nếu không kiểm soát được nhiên liệu và chi phí. Giải pháp gồm:

Cảm biến đo mức nhiên liệu trong bình.

Báo cáo số km, mức tiêu hao, thời gian nổ máy khi dừng xe.

Phát hiện trường hợp rút trộm hoặc đổ dầu không hợp lý.

Bảo trì và nhắc nhở bảo dưỡng định kỳ

Hệ thống cần tích hợp nhắc lịch bảo trì cho từng xe dựa trên km di chuyển hoặc thời gian sử dụng:

Tự động gửi thông báo đến quản lý và tài xế.

Ghi lịch sử bảo trì, thay thế phụ tùng.

Tránh rủi ro hỏng hóc giữa hành trình hoặc bị từ chối đăng kiểm.

3. Giải pháp quản lý xe khách từ Eup

Trong ngành vận tải hành khách, việc quản lý xe khách không chỉ là bài toán điều phối tuyến hiệu quả, mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Nếu thiếu công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng sai tuyến, tiêu hao nhiên liệu lớn, khó kiểm soát hành vi tài xế và tốn chi phí nhân sự. Đây chính là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn phần mềm quản lý xe khách từ Eup để giải quyết toàn diện các vấn đề này.

Eup là thương hiệu hàng đầu tại Đài Loan và Việt Nam trong lĩnh vực quản lý và điều hành đội xe khách. Giải pháp từ Eup được xây dựng đồng bộ gồm:

Thiết bị định vị GPS hợp chuẩn tích hợp RFID.

Camera Nghị định 10.

Cảm biến thông minh như đo nhiên liệu, nhiệt độ,..

Phần mềm quản lý xe khách: điều phối xe, theo dõi lộ trình, cảnh báo vi phạm.

Tất cả dữ liệu được đồng bộ hóa và lưu trữ trên máy chủ tại Việt Nam, tuân thủ Luật An ninh mạng và quy định từ Bộ GTVT.

So với quản lý truyền thống bằng bảng tính hoặc gọi điện, Eup cung cấp một hệ thống khép kín, minh bạch và tự động:

Giám sát trực tuyến xe theo thời gian thực, hiển thị bản đồ và trạng thái rõ ràng.

Điều phối nhanh chóng, tài xế nhận lệnh trên app, cập nhật trạng thái từng chuyến.

Tự động cảnh báo khi có vượt tốc, chạy sai tuyến, hoặc tài xế mất tập trung.

Báo cáo hiệu suất khai thác xe, nhiên liệu, hành vi lái xe… chi tiết từng xe, từng tài xế.

Nhắc bảo trì định kỳ, tránh bỏ sót, giúp kéo dài tuổi thọ phương tiện.

Kết nối trực tiếp với cơ quan quản lý, tuân thủ đầy đủ nghị định 10/2020/NĐ-CP, thông tư 12/2020/TTBGTVT.

Tính đến nay, Eup đã triển khai hơn 200.000 thiết bị, phục vụ 10.000+ doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm các tên tuổi lớn như: Heneiken, DHL, Thế Giới Di Động, VITRANIMEX,...

Áp dụng cách quản lý xe khách từ Eup không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý mà còn mang lại hiệu quả thiết thực trong quản lý điều phối, kiểm soát chi phí và nâng cao độ an toàn vận hành. Với kinh nghiệm triển khai cho hàng chục nghìn đơn vị tại Việt Nam và khu vực, Eup chính là đối tác đáng tin cậy để doanh nghiệp hiện đại hóa mô hình quản lý đội xe. Nếu bạn đang cần một giải pháp quản lý xe khách toàn diện, liên hệ ngay qua hotline 1800 6329 để được tư vấn miễn phí.